Quy Tắc Vàng Khi Thuyết Trình Bằng PowerPoint

Bạn được yêu cầu trình bày một dự án cho sếp vào tuần tới. Chắc chắn là bạn phải cần đến một slide PowerPoint thật chuyên nghiệp. Vấn đề là:

• Bạn sẽ sử dụng bao nhiêu slide?
• Bạn có thể dùng bao nhiêu chữ?
• Bạn nên nói trong bao lâu, cả giờ hay ngắn hơn?

Bạn đang phân vân? Guy Kawasaki, một tác giả nổi tiếng và cũng là một nhà đầu tư mạo hiểm, sẽ giúp bạn và câu trả lời có thể làm bạn ngạc nhiên.

Guy Kawasaki đã xây dựng quy tắc 10-20-30 cho bài thuyết trình bằng PowerPoint như sau:

• 10: số slide tối ưu cho một bài thuyết trình
• 20: thời lượng tối đa để bạn trình bày
• 30: cỡ chữ tối thiếu trên các slide

Quy tắc 1: 10 slide buộc người thuyết trình phải lựa chọn khôn ngoan

Chắc chắn rằng, 10 có vẻ như là một con số tùy ý, nhưng đặt một giới hạn về số lượng các slide mà bạn được phép là một hạn chế đầy giá trị. Hầu hết mọi người có thể sử dụng 20, hoặc 30, hoặc 100 slide cho một bài thuyết trình kéo dài 1 giờ. Giảm con số này xuống đến 10 buộc bạn phải đánh giá được sự cần thiết của từng slide. Cũng giống như mọi yếu tố của quá trình trình chiếu, nếu slide nào không cần thiết, thì cần được cắt giảm đi.
Nó cũng khuyến khích người thuyết trình thiết kế một cách khôn ngoan. Thông thường một thiết kế biểu đồ đơn tốt loại bỏ được sự cần thiết cho 5 slide dạng bullet.

Quy tắc 2: 20 phút là đủ dài để truyền đạt một việc to tát.

Cũng giống như các hạn chế về số lượng các slide, một hạn chế về thời gian nói sẽ buộc bạn phải chỉnh sửa không thương tiếc. Cắt giảm những slidebar buồn cười . Cắt giảm cả những lời như kiểu pha trò “Tôi hạnh phúc khi được ở đây“. Cắt giảm những câu chuyện không cần thiết cho sự truyền đạt thông điệp của bạn. Cắt giảm những chi tiết rằng mà chỉ có 5% của khán giả quan tâm đến, thay vào đó bạn sẽ gửi qua email sau buổi thuyết trình. Khi bạn có thể cắt tất cả những việc đó, bạn có thể giao tiếp với độ chính xác và sự ngắn gọn.
Martin Luther King Jr. đã chỉ cần 17 phút để chia sẻ ước mơ của mình. Còn điều gì làm cho bạn nghĩ rằng bạn cần nhiều thời gian hơn thế nữa?

Quy tắc 3: Cỡ chữ 30 đảm bảo khả năng đọc

Trừ khi bạn có một lượng rất đông khán giả và một màn hình chiếu rất nhỏ (nó đã xảy ra với tôi), cỡ chữ 30 sẽ đọc được bởi tất cả mọi người. Lớn hơn có lẽ là tốt hơn, nhưng đây là một ngưỡng thấp hợp lý chấp nhận được.
Trong khi phông chữ 30 vẫn còn cho phép bạn đặt rất nhiều từ trên một slide, ít nhất thì khán giả của bạn vẫn có thể đọc chúng.

                                                                                                                    http://dvdkynang.com